Layout of Business English Letter
1. Letter Head
Biasa disebut juga sebagai Kepala surat, pada surat bisnis disebut juga Kop surat, Kop surat adalah judul atau informasi pada selembaran kertas surat. Isi dari infromasi biasanya terdiri dari Nama, Alamat, no telepon, dan logo perusahaan atau desain, dan terkadang pola latar belakang. Kop surat istilah ini sering digunakan untuk merujuk kepada seluruh lembar yang dicetak seperti Heading
1. Date
Date adalah Penanggalan yang berarti menunjuk tanggal, bulan, dan tahun. Penempatan penanggalan kop surat biasanya terletak pojok kanan di bawah Letter Head.
Untuk bentuk penulisan Tanggal pada surat bisnis dapat dibedakan menjadi 2 bentuk :
v Date in British style
Dalam Bahasa Inggris British, penanggalan hari biasanya dituliskan sebelum bulan, untuk penulisan tanggal yang tepat, anda harus mengetahui dahulu system pengurutan dalam British, pengurutan dalam Bahasa Inggris sebagai berikut :
1. Pertama : First (-st)
2. Kedua : Second (-nd)
3. Ketiga : Third (-rd)
Sedangkan penulisan penanggalan yang diakhiri dengan angka 4 – 10. Bisa mempergunakan akhiran (-th) diakhir angkanya.
Sebagai contoh : Apabila menulis tanggal 1 January 2011, maka yang mesti diketahui adalah tanggalnya yang berakhiran 1, maka menggunakan akhiran –st di akhir angka satu. Sehingga penulisan menjadi 1st January 2011, apabila anda menulis untuk tanggal 7 January 2011, maka penulisannya adalah 7th January 2011
Contoh : (day/month/year)
v Date in American style
Dalam Bahasa Inggris America bisa menuliskan tanggal hanya dengan menggunakan angka, Bentuk paling umum adalah :
Contoh : (month/day/year) atau month-day-year
“ Perlu diperhatikan bahwa 5/10/2011 biasanya berarti tanggal 5 october 2011 dalam Bahasa Inggris British, Dan dalam Bahasa Inggris America bisa berarti tanggal 10 may 2011. Untuk menghindari kerancuan ini, harus dapat mengeja bulan atau menggunakan singkatan.
3. Inside Address
Inside Address adalah pengalamatan yang berarti Alamat dari penerima surat. Pada penulisan tersebut terdapat Nama, Alamat, kode pos, Dan Negara.
Example : Dr. Calvin Carson
Cross Country Coach
Dept. of Athletics
Colorado Community College at Cripple Creek
Cripple Creek CO 80678
4. Subject
Subject arti dalam Bahasa Indonesia adalah Perihal. Yang mengenai isi surat tersebut, dengan alasan dibuatnya suatu surat oleh si pembuat kepada si penerima atau setidaknya mengerti gambaran umum isi pesan surat isi pesan bisnis surat tersebut. Baris perihal atau baris subject penulisannya ditempatkan di atas salutation. Subject dapat ditulis atau diketik dengan huruf besar semua atau huruf kecil semua.
Contoh : SUBJECT : THE ILLUSTRATED CATALOGUE
Subject : The Illustrated Catalogue
5. Salutation
Salutation adalah salam pembuka. Praktik berkorespondensi bisnis dapat menggunakan salutation atau salam pembuka untuk mengawali isi atau maksud surat tersebut. Masing-masing bentuk salam dalam surat bisnis memiliki tingkat keformalan dan kelaziman yang berbeda. Surat bisnis tidak sebebas surat sosial atau surat personal dalam menempatkan salutation.
Contoh : A. Untuk korespondensi Bisnis yang sangat formal
· Dear Madam
· Dear Mesdames:
· Dear Sir:
· Dear Sirs:
· Dear Sir or Madam:
· Sir:
· Madam:
· Mesdames:
· Sir or Madam:
· Sirs or Mesdames:
B. Untuk korespondensi Bisnis yang di alamatkan bukan kepada orang tertentu di dalam perusahaan.
· Ladies and Gentlemen:
· Gentlemen:
· Ladies:
c. Untuk Korespondensi bisnis yang berciri formal, namun tetap memiliki nuansa keramahan.
· Dear Mr. Kunjana:
· Dear Mr. julian:
· Dear Messrs. Kunjana and julian:
· Dear Mr.Kunjana and Mrs.Reni:
Ada beberapa cara untuk menuliskan salam pembuka apabila anda tidak tahu nama seseorang yang dituju.
Contoh : A. British English
1. Dear Sir/ Dear Sirs = Jika penerima Laki-laki
2. Dear Madam = Jika penerimanya Perempuan
3. Dear Sir or Madam = jika penerimanya tidak tahu jenis kelaminnya
B. America English
1. Gentlemen = Jika penerimanya Laki-Laki
2. Ladies = Jika penerimanya perempuan
3. Ladies and Gentlemen = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya, atau
4. To whom it may concern = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya
6. Body of Letter
Bagian dari Body of Letter atau inti pokok surat adalah inti isi surat bisnis. dalam inti surat tersebut, penulis berusaha agar apa saja yang hendak dikomunikasikan dapat diterima dengan baik oleh pihak pembaca surat. Jika komunikasi inti surat antara pengirim dan penerima terjadi (terjalin) dengan baik, maka dapat dikatakan bahwa isi surat tersebut telah memenuhi kriteria efektifitas dan komunikatif.
7. Complementary Close
Bagian Complementary Close sangat bervariasi baik dalam bentuk dan gaya penulisan pada bagian salam pembuka atau bagian pembuka surat (salutation). Bentuk Complementary Close harus sejajar atau sejalan dengan bentuk salutation-nya.
Berikut disampaikannya bentuk-bentuk salam penutup untuk surat bisnis berdasarkan tingkat keformalannya. Dari yang tertinggi sampai yang terendah.
British style : Truly yours,
Faithfully yours,
Sincerely yours,
Respectfully yours,
Cordially yours,
American style : Yours truly,
Yours faithfully,
Yours sincerely,
Yours respectfully
Yours cordially
8. Signature
Sebagian besar perusahaan atau institusi tidak menggunakan Company Signature (tanda tangan perusahaan) dalam surat bisnisnya. Sebagai gantinya, mereka menggunakan personal signature atau tanda tangan pribadi dari pimpinan perusahaan atau institusi yang berhak mewakili perusahaan atau institusi tersebut dalam melakukan tugas-tugas dan kewajiban bisnisnya.
Namun, Jika Company Signature atau tanda tangan perusahaan tersebut digunakan , cara penulisannya adalah dengan menempatkan dibawah bagian complementary Close dan diketik dengan huruf capital semua
Contoh :
Yours truly,
ERANKA
Yours faithfully
GASANTRIJANA
Very truly yours,
ERANKA CO. LTD.
Respectfully yours,
GASANTRIJANA INC.
9. Enclosure
Bagian ini hanya dituliskan jika terdapat lampiran-lampiran yang akan disertakan dalam surat bisnis tersebut. Penulisan Enclosure atau lampiran membantu penulis, penerima, dan sekertaris untuk mengetahui mencermati kelengkapan lampiran-lampiran yang disertakan. Jika lampiran-lampiran tidak lengkap atau tidak sesuai dengan yang ditulis, pengontrolan dapat mudah dilakukan, Adapun variasi penulisan Enclosure dapat dicermati pada Contoh :
Enclosures :
1. Comtract
2. Cheque
3. Memo
Enclosure : Contract
Enc.: Contract
Encl.: Contract
10. Carbon Copy Notation
Notasi surat (carbon copy notation) hanya dituliskan ketika penulisan surat hendak menyampaikan duplikat surat tersebut kepada pihak-pihak tertentu, dengan isi format, serta segala sesuatunya persis sama dengan lembar surat asli. Dalam penulisannya, carbon copy notation dapat disingkat menjadi CC yang diikuti colon atau titik dua, atau bisa dengan tanda cc (huruf kecil) yang juga diikuti tanda titik dua.
Contoh : CC: Managing Director
cc: Academic Director
Form and Style English Business Letter
Surat bisnis merupakan bagian penting dari korespodensi bisnis. Format yang digunakan untuk menulis surat perusahaan tertentu. cara surat bisnis terlihat seperti ini penting karena menciptakan kesan pada pembaca. Format surat perusahaan telah banyak dilakukan untuk membuat kesan pada pembaca. Sebuah format sederhana dari surat membantu menyampaikan pesan dengan jelas kepada pembaca.
Berdasarkan identasi dan penyelarasan paragraf, ada empat format yang digunakan dalam menulis surat bisnis. Yaitu:
Ø Block Format : Business Letter
Block format: Penempatan tanggal, penempatan tanda tangan, serta beberapa bagian surat lainnya di tempatkan di sebelah kanan
Ø Semi-Block Format : Business Letter
Semi-Blok fromat : Dalam format ini, teks sejajar kiri dan semua paragraf dalam surat itu adalah identasi.
Format bentuk pada surat ini pada letter head, date, complementary close, dan signature berada di posisi rata kanan. Bagian lain pada surat seperti inside address, subject, salutation, body of letter, maupun encloser jika terdapatnya lampiran surat, berada pada posisi rata kiri.
Ø Modified Block Format : Business Letter
Blok dimodifikasi: format ini memiliki bagian-bagian yang tidak diimbangin. teks sejajar di sisi kiri atas. Hanya alamat penulisan, tanggal dan surat penutupan bergeser ke tengah atau samping kana kertas.
Ø Full Block Format : Business Letter
Format blok penuh berarti bahwa semua selem surat yang tersisa dibenarkan sehingga awal setiap garis pada marjin kiri ini adalah gaya yang lebih formal, jadi gunakan jika yakin untuk format tertentu.
Sumber :
1. http://www.dailywritingtips.com/how-to-format-a-us-business-letter/
2. http://www.savvy-business-correspondence.com/IndentedBizLetter.html
