English Business Letter
Layout of Business English Letter
1. Letter Head
1. Date
Date adalah Penanggalan yang berarti menunjuk tanggal, bulan, dan tahun. Penempatan penanggalan kop surat biasanya terletak pojok kanan di bawah Letter Head.
Untuk bentuk penulisan Tanggal pada surat bisnis dapat dibedakan menjadi 2 bentuk :
v Date in British style
Dalam Bahasa Inggris British, penanggalan hari biasanya dituliskan sebelum bulan, untuk penulisan tanggal yang tepat, anda harus mengetahui dahulu system pengurutan dalam British, pengurutan dalam Bahasa Inggris sebagai berikut :
1. Pertama : First (-st)
2. Kedua : Second (-nd)
3. Ketiga : Third (-rd)
Sedangkan penulisan penanggalan yang diakhiri dengan angka 4 – 10. Bisa mempergunakan akhiran (-th) diakhir angkanya.
Sebagai contoh : Apabila menulis tanggal 1 January 2011, maka yang mesti diketahui adalah tanggalnya yang berakhiran 1, maka menggunakan akhiran –st di akhir angka satu. Sehingga penulisan menjadi 1st January 2011, apabila anda menulis untuk tanggal 7 January 2011, maka penulisannya adalah 7th January 2011
Contoh : (day/month/year)
02/November/2010
v Date in American style
Dalam Bahasa Inggris America bisa menuliskan tanggal hanya dengan menggunakan angka, Bentuk paling umum adalah :
Contoh : (month/day/year) atau month-day-year
November/02/2010
“ Perlu diperhatikan bahwa 5/10/2011 biasanya berarti tanggal 5 october 2011 dalam Bahasa Inggris British, Dan dalam Bahasa Inggris America bisa berarti tanggal 10 may 2011. Untuk menghindari kerancuan ini, harus dapat mengeja bulan atau menggunakan singkatan.
3. Inside Address
Inside Address adalah pengalamatan yang berarti Alamat dari penerima surat. Pada penulisan tersebut terdapat Nama, Alamat, kode pos, Dan Negara.
Example : Dr. Calvin Carson
Cross Country Coach
Dept. of Athletics
Colorado Community College at Cripple Creek
Cripple Creek CO 80678
4. References
Berisi sebuah referensi yang memudahkan pengirim dan penerima melakukan dokumentasi atau pengarsipan terhadap percakapan yang sebelumnya untuk penulisan referensi dapat diberi tulisan bergaris bawah, menuliskan referensi untuk pihak responden dengan format : ‘Your Ref:KPS/C3’. Jika ingin menambahkan referensi dari pengiriman, format penulisan : ‘My Ref: Con/13/1’ atau ‘Our Ref: Con/13/1’.
5. Salutation
Salutation adalah salam pembuka. Praktik berkorespondensi bisnis dapat menggunakan salutation atau salam pembuka untuk mengawali isi atau maksud surat tersebut. Masing-masing bentuk salam dalam surat bisnis memiliki tingkat keformalan dan kelaziman yang berbeda. Surat bisnis tidak sebebas surat sosial atau surat personal dalam menempatkan salutation.
Contoh : A. Untuk korespondensi Bisnis yang sangat formal
· Dear Madam
· Dear Mesdames:
· Dear Sir:
· Dear Sirs:
· Dear Sir or Madam:
· Sir:
· Madam:
· Mesdames:
· Sir or Madam:
· Sirs or Mesdames:
B. Untuk korespondensi Bisnis yang di alamatkan bukan kepada orang tertentu di dalam perusahaan.
· Ladies and Gentlemen:
· Gentlemen:
· Ladies:
c. Untuk Korespondensi bisnis yang berciri formal, namun tetap memiliki nuansa keramahan.
· Dear Mr. Kunjana:
· Dear Mr. julian:
· Dear Messrs. Kunjana and julian:
· Dear Mr.Kunjana and Mrs.Reni:
Ada beberapa cara untuk menuliskan salam pembuka apabila anda tidak tahu nama seseorang yang dituju.
Contoh : A. British English
1. Dear Sir/ Dear Sirs = Jika penerima Laki-laki
2. Dear Madam = Jika penerimanya Perempuan
3. Dear Sir or Madam = jika penerimanya tidak tahu jenis kelaminnya
B. America English
1. Gentlemen = Jika penerimanya Laki-Laki
2. Ladies = Jika penerimanya perempuan
3. Ladies and Gentlemen = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya, atau
4. To whom it may concern = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya
Pada American style, gunakan tanda baca "titik dua"
Contoh : - Dear Mr. Fachmi:
Jika kita tidak mengetahui nama dari penerima surat
| British English | American English | Jenis Kelamin |
| Dear Sir/ Dear Sirs | Gentlemen | Laki-Laki |
| Dear Madam | Ladies | Perempuan |
| Dear Sir or Madam | - Ladies and Gentlemen - To whom it may concern | Tidak diketahui |
Dari sisi penulisan tanda baca
| British English | American English |
| Tanda koma (,) dibelakang nama atau tidak ada tanda baca | Tanda titik dua dibelakang nama |
| Contoh : - Dear Mr Roy - Dear Mr Roy, | Contoh : - Dear Mr Roy: |
Penulisan singkat
| British English | American English | Keterangan |
| Tanpa tanda titik | Digunakan tanda titik (.) | - Mr untuk laki-laki - Mrs untuk perempuan yang sudah menikah |
| Contoh : Mr | Contoh : Mr. | - Miss untuk perempuan yang belum menikah - Ms untuk perempuan yang tidak diketahui sudah menikah/belum |
6. Subject
Subject arti dalam Bahasa Indonesia adalah Perihal. Yang mengenai isi surat tersebut, dengan alasan dibuatnya suatu surat oleh si pembuat kepada si penerima atau setidaknya mengerti gambaran umum isi pesan surat isi pesan bisnis surat tersebut. Baris perihal atau baris subject penulisannya ditempatkan di atas salutation. Subject dapat ditulis atau diketik dengan huruf besar semua atau huruf kecil semua.
Contoh : SUBJECT : THE ILLUSTRATED CATALOGUE
Subject : The Illustrated Catalogue
7. Body of Letter
Bagian dari Body of Letter atau inti pokok surat adalah inti isi surat bisnis. dalam inti surat tersebut, penulis berusaha agar apa saja yang hendak dikomunikasikan dapat diterima dengan baik oleh pihak pembaca surat. Jika komunikasi inti surat antara pengirim dan penerima terjadi (terjalin) dengan baik, maka dapat dikatakan bahwa isi surat tersebut telah memenuhi kriteria efektifitas dan komunikatif.
8. Complementary Close
Bagian Complementary Close sangat bervariasi baik dalam bentuk dan gaya penulisan pada bagian salam pembuka atau bagian pembuka surat (salutation). Bentuk Complementary Close harus sejajar atau sejalan dengan bentuk salutation-nya.
Berikut disampaikannya bentuk-bentuk salam penutup untuk surat bisnis berdasarkan tingkat keformalannya. Dari yang tertinggi sampai yang terendah.
British style : Truly yours,
Faithfully yours,
Sincerely yours,
Respectfully yours,
Cordially yours,
American style : Yours truly,
Yours faithfully,
Yours sincerely,
Yours respectfully
Yours cordially
9. Signature
Sebagian besar perusahaan atau institusi tidak menggunakan Company Signature (tanda tangan perusahaan) dalam surat bisnisnya. Sebagai gantinya, mereka menggunakan personal signature atau tanda tangan pribadi dari pimpinan perusahaan atau institusi yang berhak mewakili perusahaan atau institusi tersebut dalam melakukan tugas-tugas dan kewajiban bisnisnya.
Namun, Jika Company Signature atau tanda tangan perusahaan tersebut digunakan , cara penulisannya adalah dengan menempatkan dibawah bagian complementary Close dan diketik dengan huruf capital semua
Contoh :
Yours truly,
ERANKA
Yours faithfully
GASANTRIJANA
Very truly yours,
ERANKA CO. LTD.
Respectfully yours,
GASANTRIJANA INC.
10. Enclosure
Bagian ini hanya dituliskan jika terdapat lampiran-lampiran yang akan disertakan dalam surat bisnis tersebut. Penulisan Enclosure atau lampiran membantu penulis, penerima, dan sekertaris untuk mengetahui mencermati kelengkapan lampiran-lampiran yang disertakan. Jika lampiran-lampiran tidak lengkap atau tidak sesuai dengan yang ditulis, pengontrolan dapat mudah dilakukan, Adapun variasi penulisan Enclosure dapat dicermati pada Contoh :
Enclosures :
1. Comtract
2. Cheque
3. Memo
Enclosure : Contract
Enc.: Contract
Encl.: Contract
11. Postscript
Postscript terletak dua spasi di bawah tanda tangan atau inisial referensi . Merupakan catatan singkat yang ditambahkan ketika mengakhiri sebuah surat. Diletakan pada bagian kiri bawah surat, sebelum bagian CC. Contoh :
- P. S. Duis autem vel eum iriure dolor in hendrerit in vulputate velit esse molestie consequat, vel illume u feuqiat nulla facilisis.
12. Carbon Copy Notation
Notasi surat (carbon copy notation) hanya dituliskan ketika penulisan surat hendak menyampaikan duplikat surat tersebut kepada pihak-pihak tertentu, dengan isi format, serta segala sesuatunya persis sama dengan lembar surat asli. Dalam penulisannya, carbon copy notation dapat disingkat menjadi CC yang diikuti colon atau titik dua, atau bisa dengan tanda cc (huruf kecil) yang juga diikuti tanda titik dua.
Contoh : CC: Managing Director
cc: Academic Director
Form and Style English Business Letter
Surat bisnis merupakan bagian penting dari korespodensi bisnis. Format yang digunakan untuk menulis surat perusahaan tertentu. cara surat bisnis terlihat seperti ini penting karena menciptakan kesan pada pembaca. Format surat perusahaan telah banyak dilakukan untuk membuat kesan pada pembaca. Sebuah format sederhana dari surat membantu menyampaikan pesan dengan jelas kepada pembaca.
Berdasarkan identasi dan penyelarasan paragraf, ada lima format yang digunakan dalam menulis surat bisnis. Yaitu:
Ø Semi-Block Format : Business Letter
Semi-Blok fromat : Dalam format ini, teks sejajar kiri dan semua paragraf dalam surat itu adalah indentasi
Format bentuk pada surat ini pada letter head, date, complementary close, dan signature berada di posisi rata kanan. Di layout tdk rata kanan,tp bs dibilangg rata tengah. Bagian lain pada surat seperti inside address, subject, salutation, body of letter, maupun enclosure jika terdapatnya lampiran surat, berada pada posisi rata kiri.
Ø Modified Block Format : Business Letter
Blok dimodifikasi: format ini memiliki bagian-bagian yang tidak diimbangin. teks sejajar di sisi kiri atas. Hanya alamat penulisan, tanggal (di layout rata kiri) dan surat penutupan bergeser ke tengah atau samping kanan kertas.
Ø Full Block Format : Business Letter
Pada penulisan Full Block style : Business letter biasanya berada pada rata kiri seperti letter head, date, inside address, subject, salutation, body of letter, complementary close, signature atau secara keseluruhan dari format surat berada di posisi rata kiri.
Ø Indented Style : Business Letter
Pada format ini setiap baris pertama pada awal paragraph dimulai dengan beberapa spasi dari sebelah kiri, Jarak spasi biasanya 1 cm. Penulisan inside address dan bagian signature dilakukan identasi. Besarnya identasi pada setiap baris berbanding lurus dengan urutan baris tersebut. Misalnya baris pertama tidak dilakukan identasi, pada baris kedua dilakukan identasi 0,5cm, pada baris ketiga juga dilakukan identasi 1cm, dst. Pada baris pertama dari setiap paragraph dimulai beberapa spasi dari sebelah kiri. Jarak spasi biasanya 1cm dari batas kiri.
Ø Hanging Style : Business Letter
Format Hanging Style adalah Format paragrafnya menggantung, atau lebih condong ke kiri. bentuk surat ini pada letter head, date, complementary close dan signature berada di posisi rata tengah surat. Bagian yang lain pada surat seperti inside address, subject, salutation, body of letter berada di posisi rata kiri. pada hanging paragraf,awal paragraf tidak berspasi.
